¿Tienes una empresa o eres emprendedor? Si es así, posiblemente una de tus inquietudes sea encontrar maneras de mejorar la productividad y la eficiencia de tu negocio para aumentar sus beneficios. ¿Cómo puedes lograrlo? ¡Automatizando los procesos de tu empresa!
¿Qué es la automatización de procesos de la empresa?
La automatización de procesos son los mecanismos por los cuales se benefician hoy en día las empresas para agilizar sus actividades, eliminar errores y reducir costes. Esto consiste en diseñar procesos con el fin de usar la capacidad de los sistemas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente realizadas por seres humanos, pudiendo ser controladas, corregidas y visibles a través de herramientas.
No es necesario tener una gran empresa para automatizar los procesos de tu empresa. Cualquier proceso de la empresa es susceptible a automatizarse, sin embargo, podemos empezar por aquellos procesos donde veamos que la carga de trabajo es muy alta o se ejecuta demasiadas veces.
El principal departamento que más se beneficia de este proceso de automatización es el de administración y finanzas. Estos departamentos manejan gran cantidad de datos y generan un gran intercambio de información, sumado a que deben reportar resultados a corto plazo.
¿Qué se entiende por automatizar los procesos?
“Cuando hablamos de automatización de procesos generalmente pensamos en sistemas robotizados que permiten remplazar al ser humano en las tareas más pesadas y repetitivas. Pero en realidad, es y debe ser, mucho más que eso. Los nuevos sistemas de software aplicado permiten optimizar múltiples puntos estratégicos de la empresa disminuyendo al mínimo el margen de error.”
La automatización de procesos incluye muy diversas áreas de actividad. Desde el marketing y ventas, desarrollando campañas y KPI análisis, hasta los recursos humanos, ocupándose de la gestión del reclutamiento y selección de personal. Otras actividades que destacar son la administración financiera: generación de facturas electrónicas, pago a proveedores, gestión de nóminas, etc., o la gestión de procesos vinculados a las operaciones del negocio, como la producción o la logística.
“Considerar todo el proceso de forma integral e integrada, es esencial para que la automatización de la empresa sea plenamente eficiente.”
¿Cómo identificamos que debemos automatizar los procesos?
A grandes rasgos podemos identificar un proceso como un candidato a automatizarse basándose en las siguientes premisas:
- Múltiples fuentes de información: Para completar el proceso es necesario que uno o varios recursos accedan a diferentes sistemas independientes para obtener la información necesaria.
- Consumo de recursos y tiempo: No es necesario que un proceso contenga un alto volumen de datos para ser un candidato a automatizarse, basta con que tenga un alto consumo de recursos, que tome mucho tiempo de procesamiento o que exista una relación de alto coste/impacto por errores.
- Tipo de procesamiento: El factor de procesamiento manual implica la generación de un gran número de errores; por ejemplo, datos no estructurados, los errores humanos en el procesado de datos, la complejidad de las tareas.
- Procesos repetitivos o periódicos de la empresa.
- Trazabilidad: El proceso se establece por una serie de reglas y los cálculos complejos que dificultan la trazabilidad.
- Excepciones limitadas: Procesos simples con el menor número de excepciones menores en el desarrollo, también se pueden incluir procesos más complejos o propensos a errores.
Beneficios de la automatización de procesos de la empresa.
- Minimizar costes: se mejora la carga de trabajo del equipo, disminuyendo los recursos.
- Se minimiza el número de errores: es necesario evitar errores humanos o de comunicación.
- Aumentar de forma significativa la velocidad de la ejecución: es necesario reducir el tiempo
- Posibilidad de conseguir informes: de manera rápida en el momento.
- Realizar seguimiento: permite seguir la trazabilidad del proceso en todo momento.
- Control de resultados en tiempo real: es necesario que se encuentre actualizado.
- Eliminar de la acumulación de papel: minimizar costes tanto en lo material como de impresión.
- Conseguir informes en cualquier momento.
- Identificar y remediar los puntos de ineficiencia y mala aplicación de los recursos.
- Eliminar tiempo entre las diferentes actividades.
